Dipartimento “Strategia organizzazione e marketing per gli studi legali”
Coordinatore Stefano Rossi


L'ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO LEGALE

Responsabili del corso:
Dott. Stefano Rossi - Consulente in sistemi di gestione per la qualità degli studi professionali
Avv. Alessandro Graziani - Avvocato in Viterbo e Componente Giunta Aiga

Destinatari del corso: Avvocati, praticanti avvocati, addetti alla segreteria di Studio con responsabilità organizzative

Committenti: Scuole Forensi, Ordini Professionali.

Numero minimo e massimo dei partecipanti: da 10 a 300

Obiettivi - Il corso ha lo scopo di porre i partecipanti in grado di:
- riconoscere le principali problematiche organizzative di uno Studio professionale di qualunque dimensione, incluso lo studio individuale,
- individuare i principali approcci e strumenti per l'organizzazione dello Studio,
- avviare percorsi autonomi di approfondimento della materia, anche in funzione dell'assunzione di ruoli di carattere organizzativo nell'ambito dello Studio di appartenenza.

Programma - Il corso è diviso in due moduli, fortemente interdipendenti. Il primo fornisce una panoramica degli strumenti di organizzazione dello Studio professionale. Il secondo analizza i criteri fondamentali per la buona gestione della pratica in uno Studio legale.
Per particolari esigenze potranno essere formulati programmi personalizzati.
I contenuti saranno adattati in funzione dei destinatari. In particolare, per le Scuole Forensi la trattazione degli aspetti gestionali sarà maggiormente dedicata alle premesse teoriche, mentre per gli Ordini saranno affrontati in prevalenza i risvolti applicativi.

I MODULO: IL SISTEMA ORGANIZZATIVO DELLO STUDIO PROFESSIONALE (8 ore)
Docente: Dott. Stefano Rossi

ore 9.00-10.00 - I modelli per l’organizzazione dello studio
Modelli, standard e strumenti di organizzazione per la qualità generali. Modelli di gestione per gli avvocati a livello nazionale e internazionale.
ore 10.00-11.45 - Le responsabilità e le “regole del gioco”
Politica, pianificazione strategica, programmazione. Management, ruoli, responsabilità, job descriptions. Mappatura dei processi dello Studio. Elaborazione e gestione di un manuale interno.
ore 12.00-13.00 - Il processo di realizzazione del servizio professionale: 1) acquisizione dell’incarico, assegnazione interna, pianificazione.
Il ruolo-chiave del responsabile di pratica. Il ruolo del supervisore. Tipi di supervisione. Valutazione di fattibilità e assegnazione interna della pratica. Strumenti di pianificazione: project management nel servizio professionale.
ore 14.00-15.00 - Il processo di realizzazione del servizio professionale: 2) erogazione del servizio.
Software di gestione della pratica: caratteristiche generali e criteri di selezione. Registrazione e monitoraggio del tempo. Monitoraggio di documenti ricevuti e prodotti. Monitoraggio delle scadenze. Gestione del fascicolo cartaceo ed elettronico. Verifiche di chiusura e fatturazione. Qualificazione e valutazione di servizi professionali esterni. Attività di segreteria: Centralino, corrispondenza, accoglienza dei visitatori.
ore 15.00-16.15 - Personale e collaboratori.
Selezione: ricerca di collaboratori, colloqui e prove. Formazione: individuazione dei bisogni di competenze, pianificazione, effettuazione, valutazione di efficacia. Sistemi di aggiornamento interno. Obiettivi e valutazione di performance.
ore 16.30-17.30 - Le risorse.
Biblioteca, banche dati, banca dei precedenti e modelli interni: il patrimonio di conoscenze dello Studio. Gestione della rete informatica. Gestione degli spazi di lavoro.
ore 17.30-18.00 - Indicatori e miglioramento.
Monitorare gli indicatori economici e prestazionali: costi, tempi, compliance, risultati, soddisfazione.

II MODULO: LA GESTIONE DELLA PRATICA NELLO STUDIO LEGALE (8 ore)
Docente: Avv. Alessandro Graziani

ore 9.00-10.15 - I principi di gestione per la qualità dello studio legale.
I principi di gestione per la qualità: primo approccio all'implementazione nello studio legale. Gli stakeholders dello studio legale. Qualità attesa, qualità percepita e valore percepito nei servizi legali. Superare la dicotomia obbligazione di mezzi/obbligazione di risultato. Attenzione focalizzata al cliente e customer satisfaction. Alcune esperienze straniere.
ore 10.15-11.30 - La deontologia come strumento per la qualità.
La deontologia forense e la gestione per la qualità dello studio legale. Un modello di tabella di riferimento incrociato Codice deontologico forense-Norma UNI EN ISO 9001.
ore 11.45-13.00 - Case management. / 1
Definizione dei requisiti. Gestione e analisi critica dell'input informativo e documentale. Assegnazione, riassegnazione e relative operazioni di data entry. Ricerca documentale e ricerca giuridica.
ore 14.00-15.30 - Case management. / 2
Case planning: analisi del merito, definizione degli output, individuazione dei termini. Case planning con il cliente. Elaborazione di checklist.
ore 15.30-16.45 - Pianificazione operativa.
Generazione di documenti: regole formali, tracciabilità, proceduralizzazione. Gestione documentale. Gestione scadenze e key dates: rilevazione, ridondanza, countdown dates.. Revisione di pratica periodica e finale. After care.
ore 17.00-18.00 - Le collaborazioni esterne.
Autovalutazione delle competenze e decisioni make or buy. L'impatto delle collaborazioni esterne. Criteri per la selezione, valutazione e rivalutazione dei prestatori d'opera esterni. Controllo sulle prestazioni esterne e rivalutazione dei collaboratori esterni.

Docenti:
I Modulo - Dott. Stefano Rossi. Consulente, si occupa di sistemi qualità ISO 9000 per strutture professionali dal 1994. Ha guidato alla certificazione ISO 9000 Studi di avvocati, architetti, ingegneri, ambulatori medici, consulenti tecnici ed altre organizzazioni professionali. Coordinatore e docente nel Master "La gestione per la qualità dello Studio legale"  (Roma, novembre 2002 - giugno 2003).   
II Modulo - Avv. Alessandro Graziani. E' esperto in modelli gestionali e certificativi per gli studi professionali. Docente nel Master "La gestione per la qualità dello Studio legale" (Roma, novembre 2002 - giugno 2003).
Metodologie didattiche:
Sono previste:
- lezioni frontali con il supporto di presentazioni PowerPoint animate e proiezione di documenti esemplificativi;
- brevi esercitazioni individuali;
- discussione di casi applicativi.
Nel caso il numero dei partecipanti sia inferiore a 30, saranno attivate sessioni di lavoro in gruppo.
Materiali didattici forniti ai partecipanti:
- pacchetto di strumenti esemplificativi e modelli in relazione ai temi introdotti,
- stampati delle presentazioni effettuate,
- bibliografia per approfondimenti.
Strumenti per la verifica dell'apprendimento:
ai partecipanti sarà sottoposto un breve test finale, con correzione in aula.
Attestati: sarà fornito a tutti i partecipanti un attestato di partecipazione al corso.
Sede del corso, strumenti e apparecchiature
La sede del corso, che sarà messa a disposizione dal Committente, dovrà essere dotata di una lavagna luminosa o di un proiettore collegabile a computer portatile.